Los 10 errores principales que cometen los empleadores en el nuevo formulario I-9

El USCIS publicó un formulario I-9 revisado el 7 de mayo de 2013. Ahora que el período de gracia de dos meses ha terminado, hemos identificado los 10 errores principales que nuestros clientes están cometiendo al completar el nuevo formulario. Los errores o la información faltante, ya sean intencionales o no, pueden dar lugar a sanciones severas.

1.  USANDO EL FORMULARIO ANTIGUO

DEBE utilizar el formulario NUEVO. El formulario ANTIGUO tiene una página, mientras que el formulario NUEVO tiene dos páginas. Si no está seguro de qué formulario está utilizando, mire la fecha de vencimiento en la esquina superior derecha del formulario.

No usar el nuevo formulario puede resultar en sanciones sustanciales.

2.  USANDO EL FORMULARIO EN ESPAÑOL

DEBE utilizar el formulario INGLÉS. El formulario en español SOLO es válido en Puerto Rico.

Sin embargo, puede utilizar el formulario con fines ilustrativos: para mostrar a los empleados de habla hispana dónde escribir su nombre, fecha de nacimiento, A #, etc.

3.  SOBREDOCUMENTACIÓN

No acepte ni solicite más documentos de los necesarios.

El empleado debe proporcionar O BIEN un documento de la Lista A – O- un documento de B y un documento de C. Solicitar más documentos de los necesarios se considera discriminación y es procesable.

El propósito de la Oficina de Asesoría Especial es identificar y prevenir la discriminación laboral contra inmigrantes; este es un ejemplo obvio de discriminación, ya sea intencional o no.

4.  ACEPTACIÓN DE TARJETAS DE SEGURIDAD SOCIAL LIMITADA

Puede aceptar una tarjeta limitada, pero DEBE solicitar documentos adicionales de la lista. Hay tres tipos de tarjetas restringidas: el primero dice, “NO VÁLIDO PARA EMPLOYMEMT”. El segundo dice: “VÁLIDO PARA TRABAJAR ÚNICAMENTE CON AUTORIZACIÓN DEL INS”. El tercero dice: “VÁLIDO PARA TRABAJAR ÚNICAMENTE CON AUTORIZACIÓN DEL DHS”

5.  SECCIÓN 1 INCOMPLETA

El empleado DEBE completar la Sección 1 al final de su PRIMER día de trabajo por pago.

6.  NO INCLUYE EL NOMBRE DEL EMPLEADO EN LA PÁGINA 2

El nuevo formulario ahora tiene dos páginas, DEBE escribir el nombre del empleado en la parte superior de la página 2.

El motivo de esta regla es que, si bien algunas empresas utilizan formularios de dos caras, otras utilizan formularios de una cara, que pueden separarse durante las auditorías I-9. Para evitar este obstáculo, es necesario colocar el nombre en AMBAS páginas.

7.  ÚLTIMAS ATESTACIONES

O el empleado no ha firmado la Certificación en la Sección 1 al final de su primer día de empleo, o bien, el empleador no ha firmado la Certificación en la Sección 2 al final del tercer día hábil de empleo. Para evitar este problema por completo, asegúrese de procesar completamente cada I-9 el primer día de empleo.

8.  ULTIMAS VERIFICACIONES

DEBE verificar la elegibilidad laboral del empleado dentro de los tres días hábiles posteriores al PRIMER día de empleo del empleado. Para evitar este problema por completo, asegúrese de procesar completamente cada I-9 el primer día de empleo.

Esta política puede hacer que los empleadores crean que deben esperar tres días hábiles para procesar los formularios. Este no es el caso. Simplemente le da al empleador más tiempo para hacerlo.

9.  USO INCORRECTO DE LOS CAMPOS DE DATOS

DEBE asegurarse de que el empleado haya completado correctamente TODOS los campos de la Sección 1. Los empleados a menudo agregan por error su fecha de nacimiento junto al cuadro Firma, en lugar de la fecha de contratación.

10.  ERRORES DE REVERIFICACIÓN

Cuando expira la Autorización de empleo del empleado, DEBE volver a verificar en el NUEVO FORMULARIO. NO DEBE agregar la re-verificación al formulario anterior. Simplemente engrape el formulario antiguo al nuevo y vuelva a verificar en la Sección 3.

ICE ha identificado las auditorías simuladas como una mejor práctica. Siguiendo su mandato, estamos ofreciendo una auditoría simulada, gratuita o sin obligación a todos nuestros clientes anteriores, actuales y potenciales. Envíenos el 10% de sus I-9, que han sido seleccionados ALEATORIAMENTE (no nos envíe sus mejores formularios, porque necesitamos identificar áreas de mejora). Permítanos ayudarlo a identificar y corregir errores técnicos, de procedimiento y sustantivos, para que pueda evitar sanciones y multas.