Manzana podrida? Documente hoy, coseche los frutos mañana.
Hay dos tipos de empleadores. El que ha sido demandado y el que será demandado. El primero sabe que los litigios no son divertidos. Las demandas distraen del negocio y cuestan miles de dólares en honorarios de abogados. El objetivo final en la defensa de litigios: ganar un juicio sumario. Sin embargo, el camino hacia la victoria debe comenzar incluso antes de que el abogado del demandante presente la denuncia. La documentación defensiva es el proceso en el que se recuerdan el desempeño y los problemas de comportamiento de un empleado para que se pueda conservar un registro claro.
Escrituras. No tenga miedo de denunciar formalmente a un empleado por sus fallas. El empleado no tendrá miedo de demandarlo cuando lo despida. Los escritos deben contener hechos detallados, no afirmaciones concluyentes. Evite, “Sam siempre llega tarde”. En su lugar, intente: “El 1 de octubre de 2013, Sam llegó al trabajo a las 8:17 a.m., 17 minutos después de que comenzara su turno”. Proporcione el informe al empleado y pídale que lo reconozca. Los escritos también deben contener una descripción de la asesoría que se le brindó al empleado, y también indicar qué advertencias se le dieron al empleado.
Documentación contemporánea de la rescisión. Es una buena práctica, si el empleado está siendo despedido por causa justificada, proporcionarle una correspondencia informándole de su despido y las razones por las que ha sido despedido. Asegúrese de incluir todas las razones legítimas. Es muy difícil retroceder después del hecho y agregar razones, y es aún más perjudicial descubrir que una de las razones no estaba fundamentada. Haga que el empleado reconozca la carta. Si se niegan a reconocerlo, intente enviarlo por correo a su última dirección conocida por correo certificado con acuse de recibo solicitado. También es una buena práctica utilizar un formulario interno de “cambio de estado” para documentar / procesar la rescisión. Nuevamente, este formulario también debe indicar todas las razones legítimas por las que el empleado fue despedido. Si no hay una casilla para marcar con una categoría adecuada, créela. Si no hay suficiente espacio para contar los motivos, agregue una página adicional.
La parte más importante de este proceso es hacer cumplir la política disciplinaria por igual en todos los empleados. En todas las formas de documentación, debe utilizar un lenguaje claro y frases cortas. No dejes nada a la interpretación o la conjetura. El lenguaje simple es mejor. Además, revise antes de enviar cualquier documento a un empleado o colocar el documento en un archivo. Su abogado laboral se lo agradecerá y usted se lo agradecerá a su abogado laboral.
Stephen J. Quezada
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