Cómo corregir un número de seguro social incorrecto: 4 consejos para empleadores de Texas
Qué debe hacer cuando John Smith notifica a RR.HH. que su empresa informó salarios con su número de Seguro Social (SSN) pero que nunca ha trabajado para usted? Para empezar, no ignore el problema. ¡Ser proactivo! Existe una manera simple, receptiva y compatible de abordar este problema cada vez mayor en el lugar de trabajo actual.
Escenario que ocurre con frecuencia
John Smith es de Nueva York y nunca ha puesto un pie en Texas. Recientemente, se le negaron los beneficios sociales porque una empresa de Texas informó los salarios de su SSN. Poco sabías que cuando contrataste a Jaime, un empleado local, proporcionó un SSN inventado en su W-2. John Smith es un ejemplo de un espectador inocente típico: una víctima del robo de identidad.
Aunque la Administración del Seguro Social (SSA) brinda a los empleadores la capacidad de verificar los nombres de los empleados con sus SSN (recuerde que bajo la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA), debe verificar la identidad y la elegibilidad laboral de los empleados contratados después del 6 de noviembre de 1986). , los empleadores son vulnerables a posibles reclamos de discriminación por origen nacional y prácticas injustas de inmigración y empleo en virtud de la Ley de Reforma y Control de Inmigración (IRCA). Sin embargo, ignorar los problemas de SSN nunca es la respuesta.
Cuando una víctima de robo de identidad le notifica que uno de sus empleados está usando su SSN de manera fraudulenta, aproveche la oportunidad para ayudar a la víctima a resolver el problema. No hacerlo puede abrir su empresa a una investigación y dar lugar a un “Aviso de inspección” del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de EE. Los abogados de Monty & Ramirez, LLP, han desarrollado un método simple pero efectivo para ayudar a los empleadores a resolver esta compleja situación.
Paso # 1: revisión
Primero, revise los registros de su empresa para identificar cuándo un empleado anterior o actual utilizó el SSN de la víctima. Es importante evitar reacciones instintivas en esta situación. A veces, el problema surge debido a un error administrativo, por ejemplo, ingresar incorrectamente el nombre o SSN de un empleado. Eso es particularmente común con personas de países latinoamericanos que tienen varios apellidos que a veces se ingresan como segundo nombre o no se incluyen. Si todavía hay preguntas después de eliminar el error administrativo, informe al empleado de la discrepancia para ver si hay otra explicación.
Si el asunto involucra a un empleado actual, continúe con el Paso 2. Si el asunto involucra a un ex empleado, omita el Paso 2 y continúe con el Paso 3.
Paso # 2: Evaluar
En segundo lugar, evalúe las políticas de su empresa con respecto a la información falsa sobre las solicitudes de empleo, la deshonestidad de los empleados y el fraude. Recuerde que la flexibilidad es clave al desarrollar medidas correctivas para las violaciones de sus políticas. Es importante que se dé discreción en situaciones en las que la rescisión está justificada pero no es preferible.
Paso # 3: Completar
En tercer lugar, complete y envíe las versiones actuales de los Formularios W-2c y W-3c por cada año que informó el salario del empleado a la SSA utilizando el SSN de la víctima. Por ejemplo, si el empleado estuvo empleado de 2012 a 2016, debe presentar los Formularios W-2c y W-3c para 2012, 2013, 2014, 2015 y 2016. Para el Formulario W-2c, complete los recuadros A a I. En el recuadro D, “SSN corregido del empleado”, escriba en ceros, por ejemplo, “000-00-0000”. Asegúrese de marcar la casilla que indica que está corrigiendo el SSN del empleado. No es necesario que complete las casillas del 1 al 20.
Paso # 4: notificar
Por último, notifique la discrepancia a la agencia estatal de beneficios por desempleo. Aunque ya ha enviado una corrección a la SSA, el problema puede haberse originado cuando la agencia estatal de beneficios por desempleo recibió una solicitud de la víctima u obtuvo una solicitud de información de la agencia estatal de la víctima. Cuando informe a la agencia de la situación, se asegurará de que tenga la información correcta para el empleado y el SSN de la víctima. Eso ayudará a la agencia a informar los salarios a la persona correcta.
Línea de fondo
La próxima vez que reciba una llamada de una víctima de robo de identidad, tenga un método para resolver la situación y planifique ser proactivo. Revisar, evaluar, completar y notificar. Al seguir ese enfoque, no solo protegerá a su empresa, sino que también ayudará a la víctima.
Jacob M. Monty, socio gerente de Monty & Ramirez, LLP, ejerce en la intersección de la ley de inmigración y laboral. Puede ser contactado en jmonty@montyramirezlaw.com o 281-493-5529. ✤