Pregúntele a Jacob: tenga cuidado con la discriminación y los problemas fiscales cuando los empleados donan PTO
Q Tenemos empleados exentos que acumulan tiempo libre remunerado (PTO) en cada período de pago. Les gustaría poder donar parte de su PTO a compañeros de trabajo que ya no tienen PTO. Eso viola alguna ley federal o estatal? Existen excepciones o problemas especiales que debamos conocer?
A No. Ni la ley federal ni la estatal prohíben un programa de licencias compartidas patrocinado por el empleador similar al que usted describe. Cuando se implementan correctamente, los programas de licencias compartidas pueden fomentar una buena cultura en el lugar de trabajo al brindar a los empleados la oportunidad de donar su PTO acumulado a sus compañeros de trabajo. Sin embargo, tenga en cuenta los siguientes problemas al implementar dicho programa.
Un programa de licencias compartidas mal implementado puede generar inferencias de discriminación si se le da demasiado control al empleador. Como mejor práctica, los bancos de licencias compartidas deben estar disponibles para todos los empleados. Determine los criterios de elegibilidad de antemano y revise las necesidades de los empleados contra los criterios. Cuando sea posible, evite aprobar las donaciones de PTO de manera ad hoc, ya que hacerlo podría hacer que los empleados perciban que no todos los trabajadores son tratados de manera uniforme, fomentar los celos y el resentimiento y dar lugar a posibles demandas por discriminación. La mejor práctica es aplicar los procedimientos de donación de PTO de manera justa y uniforme.
Además, como regla general, una donación de PTO bajo un programa de licencia compartida patrocinada por el empleador se trata como una asignación de ingresos que está sujeta a impuestos para el empleado donante y está sujeta a retenciones de impuestos sobre la renta y sobre el empleo (es decir, debe incluirse en el W-2 del empleado). Sin embargo, hay dos salvedades.
En primer lugar, según la Resolución de Ingresos del IRS 90-29, un programa de licencia compartida que permite que la licencia donada se use solo para emergencias médicas da como resultado impuestos para dejar a los destinatarios pero no a los donantes. En ese escenario, un empleado debe presentar una solicitud por escrito que describa la emergencia médica y puede recibir una licencia pagada donada (a su tarifa normal de compensación) solo después de haber agotado todas sus licencias pagadas. El IRS define “emergencia médica” como una condición médica que requeriría una ausencia prolongada del trabajo y resultaría en una pérdida sustancial de ingresos para el empleado.
En segundo lugar, el IRS permite a los empleados donar PTO para que lo utilicen compañeros de trabajo afectados por un desastre mayor. El PTO se considerará ingreso imponible solo para el empleado receptor, no para el empleado donante. El IRS define “desastre mayor” como un evento declarado como desastre mayor por el presidente de los Estados Unidos bajo la Sección 401 de la Ley Stafford. Sin embargo, es importante tener en cuenta que dicho plan no permite que un donante con licencia deposite la licencia para un destinatario específico, ni permite que un destinatario convierta la licencia recibida según el plan en efectivo en lugar de la licencia.
Finalmente, tenga claro el método de cálculo de las donaciones de PTO para los empleados que reciben diferentes salarios. Puede estandarizar las donaciones de PTO a las horas trabajadas o al salario acumulado. Por ejemplo, el Empleado A puede donar tres horas de PTO a $ 10 por hora al Empleado B, quien recibe un salario estándar de $ 30 por hora. La mayoría de los programas de licencias compartidas permiten que el empleado B acumule tres horas de licencia en ese escenario. Independientemente de su elección, tenga claro el método y aplíquelo de manera uniforme.
Q Si un empleado recibe un aumento de sueldo, ¿debe completar un nuevo formulario W-4?
A Probablemente no. La decisión de completar un nuevo W-4 depende de la elección de la empleada de reclamar una cierta cantidad de retenciones en su salario, no en su salario. Pero hay una advertencia: cuando una empleada recibe un aumento que es tan significativo que la eleva al siguiente nivel de obligación tributaria, no está obligada a completar un nuevo W-4, pero debería considerar hacerlo para reevaluar su impuesto. responsabilidad. Para fines prácticos, los empleados también deben actualizar su W-4 siempre que haya un cambio en su (1) estado civil, (2) cantidad de deducciones detalladas o (3) número de dependientes.
Jacob M. Monty, socio gerente de Monty & Ramirez, LLP, ejerce en la intersección de la ley de inmigración y laboral. Puede ser contactado en jmonty@montyramirezlaw.com o 281-493-5529.