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14 Jun 2021 | by devteam

Aquí vienen (De nuevo)—Seguro Social No Cartas!

Las cartas de no coincidencia de la Administración del Seguro Social (“SSA”) han regresado, nuevamente. Las cartas se reanudaron después de una pausa entre cartas de no coincidencia de la SSA que comenzó en 2007 cuando un tribunal bloqueó la regulación de no coincidencia de 2007 del Departamento de Seguridad Nacional (que ahora ha sido rescindida).

Los empleadores están obligados a dar seguimiento a las nuevas cartas de no coincidencia. El seguimiento se puede resumir en tres pasos:

(1) Intente resolver la discrepancia comparando rápidamente los registros del empleador con el Número de Seguro Social (“SSN”) del empleado y verificando con el empleado.
(2) Si no se puede descubrir ningún error, notifique al empleado por escrito con instrucciones que le aconsejen que se comunique con la SSA para corregir y / o actualizar sus registros de la SSA.
(3) Establezca una política de cumplimiento, aplíquela de manera uniforme para todos los empleados y mantenga registros de todas las acciones tomadas y la correspondencia.

Los empleadores no deben asumir que una carta de no coincidencia significa que un empleado no está autorizado. La carta de no coincidencia no le da al empleador una base para rescindir, pero en el proceso de seguimiento, puede imponer la obligación de volver a verificar el I-9 o incluso rescindir. Tomar una acción adversa contra un empleado basándose únicamente en una carta de no coincidencia podría resultar en un cargo de discriminación relacionada con la inmigración bajo la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA), así como otras leyes laborales o de igualdad de oportunidades laborales estatales o federales.

Después del paso 2, notificar al empleado por escrito, el empleador debe proporcionar al empleado un “período razonable” de tiempo para abordar una denuncia de no coincidencia con la oficina local de la SSA. No existen estatutos ni reglamentos federales que definan un “período razonable”. Sin embargo, el Departamento de Justicia y el ICE sugieren que, según las circunstancias, un empleado puede necesitar de 2 a 4 meses para resolver la discrepancia.

Si el empleado no envía la información corregida, no despida ni vuelva a verificar automáticamente. Regrese al I-9 y evalúelo. Si el SSN cuestionable se usó en el I-9, el empleador deberá volver a verificar. Al pasar por el proceso de nueva verificación, siga los mismos procedimientos para todos los empleados, independientemente de su ciudadanía u origen nacional. Un empleador no puede exigir al empleado que presente documentos I-9 específicos para abordar la no coincidencia. Sin embargo, tenga cuidado de no aceptar ningún documento con el SSN cuestionable a menos que y hasta que se haya resuelto la discrepancia. También tenga cuidado, cualquier empleado que admita que no está autorizado a trabajar debe ser despedido inmediatamente.

Si el empleado intenta utilizar una identidad completamente diferente, el empleador tiene el derecho y la obligación de exigir una explicación. Si existe una razón legítima, como un cambio de nombre legal, el empleador puede aceptarlo y volver a verificar el I-9. Si un empleador no puede resolver el desajuste porque el empleado no puede proporcionar una tarjeta del Seguro Social o ya no puede trabajar para el empleador, el empleador debe documentar los esfuerzos realizados para obtener la información corregida y conservar la documentación durante cuatro años.

Finalmente, si el empleado no puede proporcionar información corregida, deje que la política de la empresa controle. Los empleadores pueden tener políticas de despido por no proporcionar información precisa, pero asegúrese de que dicha política sea clara y coherente. Si no existe una política, el empleador puede seguir empleando a la persona, pero se da cuenta de que es posible que el empleador no pueda despedir a otros que proporcionen datos personales inexactos. Por último, se aplica la misma regla con un período de tiempo razonable: si su empresa tiene una política para despedir a los empleados que no proporcionen información correcta, dicha política puede aplicarse solo después de un período de tiempo razonable.

Jacob M. Monty es el socio fundador y gerente de Monty & Ramirez, LLP. Está certificado por la junta en derecho laboral y laboral por la Junta de Especialización Legal de Texas. Es miembro del American Law Institute y fue nombrado miembro de Texas Super Lawyers en 2008, 2009, 2010 y 2011.

Información del contacto:
Correo electrónico: jmonty@montyramirezlaw.com
Teléfono: 281.493.5529
Sitio web: montyramirezlaw.com

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