DHS espera que el programa “IMAGE Certified” se convierta en estándar de la industria

El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos anunció la introducción de un nuevo programa de certificación empresarial destinado a desarrollar una fuerza laboral más segura para los empleadores. El acuerdo mutuo de ICE entre el gobierno y los empleadores (IMAGE) ofrece a los empleadores un programa formal de certificación de membresía que planea reducir las prácticas de contratación ilegal y el uso de documentos de identificación fraudulentos.

Para participar en IMAGE, ICE anunció que un empleador debe cumplir con los siguientes requisitos:

Complete el formulario de solicitud de IMAGE

Inscríbase en el programa E-Verify dentro de los 60 días

Establecer una política escrita de verificación de elegibilidad de contratación y empleo que incluya auditorías internas del Formulario I-9 al menos una vez al año

Envíe a una inspección del Formulario I-9

Revisar y firmar un acuerdo de asociación oficial de IMAGE con ICE.

Los participantes del programa inscritos que mantengan las mejores prácticas del Departamento de Seguridad Nacional para mantener la fuerza laboral legal serán “IMAGE Certified”, un estándar que el DHS espera que se convierta en un estándar de la industria.
Sin embargo, los empleadores también pueden incorporar las mejores prácticas de ICE sin inscribirse en IMAGE con lo siguiente:

Utilice el Servicio de verificación del número de seguro social (SSNVS) para fines de informes de salarios. Haga un esfuerzo de buena fe para corregir y verificar los nombres y números de Seguro Social de la fuerza laboral actual y trabaje con los empleados para resolver cualquier discrepancia. Recuerde que el SSNVS es solo para fines impositivos y no verifica la elegibilidad laboral de un inmigrante.

Establecer una política escrita de verificación de contratación y elegibilidad de empleo.

Establezca un programa de capacitación y cumplimiento interno relacionado con el proceso de verificación de contratación y empleo, que incluya completar el Formulario I-9, cómo detectar el uso fraudulento de documentos en el proceso de verificación y cómo usar E-Verify y SSNVS.

Exigir que el proceso del Formulario I-9 y E-Verify sea realizado solo por personas que hayan recibido la capacitación adecuada e incluya una revisión secundaria como parte de la verificación de cada empleado para minimizar la posibilidad de que una sola persona subvierte el proceso.

Organizar auditorías anuales del Formulario I-9 por una firma de auditoría externa o un empleado capacitado que no esté involucrado de otra manera en el proceso del Formulario I-9.

Asegúrese de que los contratistas y / o subcontratistas establezcan procedimientos para cumplir con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo.

Establecer un protocolo para responder a cartas u otra información recibida de agencias gubernamentales federales y estatales que indiquen que existe una discrepancia entre la información de la agencia y la información proporcionada por el empleador o empleado (por ejemplo, cartas de “no coincidencia” recibidas del Seguro Social Administración) y brindar a los empleados la oportunidad de hacer un esfuerzo de buena fe para resolver la discrepancia cuando no se deba a un error del empleador.

Establezca un mecanismo de línea de información (bandeja de entrada, correo electrónico, etc.) para que los empleados informen sobre la actividad relacionada con el empleo de trabajadores no autorizados y un protocolo para responder a las sugerencias de los empleados que sean creíbles.

Establecer y mantener políticas, prácticas y salvaguardas apropiadas para asegurar que los trabajadores autorizados no sean tratados de manera diferente con respecto a la contratación, despido o reclutamiento o remisión por una tarifa o durante los procesos del Formulario I-9, E-Verify o SSNVS debido a su estado de ciudadanía. u origen nacional.

Mantenga copias de cualquier documento aceptado como prueba de identidad y / o autorización de empleo para todos los nuevos empleados.

Si tiene alguna pregunta sobre el programa IMAGE, las mejores prácticas laborales de ICE o para programar una auditoría I-9, comuníquese con su asesor laboral de Monty & Ramirez.

Jacob M. Monty es el socio fundador y gerente de Monty & Ramirez, LLP. Está certificado por la junta en derecho laboral y laboral por la Junta de Especialización Legal de Texas. Es miembro del American Law Institute y fue nombrado miembro de Texas Super Lawyers en 2008, 2009, 2010 y 2011.

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