E-Verify de facto, error del sistema AIR: las consecuencias (no) intencionadas de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio
La Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA) comúnmente conocida como Obamacare es un estatuto federal que fue promulgado por el presidente Obama el 23 de marzo de 2010.1 El propósito de la ley es aumentar la calidad y la asequibilidad del seguro médico para que todos los estadounidenses puedan recibir servicios de salud. care.2 Una consecuencia involuntaria puede ser informar involuntariamente a los empleadores que sus empleados están usando un Número de Seguro Social (SSN) incorrecto. El hecho de que un empleado esté usando un SSN no válido genera problemas para el empleador.
Los grandes empleadores aplicables (ALE) deben ofrecer un plan de salud calificado a sus empleados de tiempo completo o se arriesgan a pagar multas.3 Un ALE es un empleador único que emplea a 50 o más empleados de tiempo completo o su equivalente.4 Para el impuesto de 2015 año, se hizo obligatorio para los empleadores que presentaban más de 250 informes hacerlo a través del sistema de declaraciones de información de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (AIR) .5 El sistema electrónico AIR proporciona una evaluación en tiempo real del SSN de un empleado y si corresponde al nombre del empleado indicado.
Envíos del empleador
Los empleadores deben presentar un formulario 1095-C para todos sus empleados de tiempo completo, incluso para aquellos que no aceptan el seguro ofrecido por el empleador.6 El formulario 1095-C requiere el nombre del empleado y el número de identificación fiscal (TIN), que es casi siempre un SSN.7
Los empleadores que presenten menos de 250 formularios 1095-C pueden optar por presentarlos en papel.8 Los empleadores con más de 250 formularios 1095-C deben presentarlos electrónicamente.9 AIR es un nuevo sistema creado por el IRS para el envío electrónico de estos formularios y verifica que el nombre y el TIN que figuran en el Formulario 1095-C coinciden con los registros de la Administración del Seguro Social (SSA ).10 Si el nombre y el TIN no coinciden, el IRS emitirá un mensaje de error.11
Mensajes de error del sistema AIR
Los mensajes de error varían. Un mensaje que simplemente dice “Aceptado” significa que no hubo errores ni correcciones obvias que deban realizarse.12 Un mensaje que diga “Aceptado con errores” significa que el empleador debe hacer correcciones y volver a presentar, pero que la presentación fue aceptada para que no hayan pasado la fecha límite de presentación.13 Un mensaje que diga, “Rechazado” significa que el empleador debe volver a presentar y que no se aceptó ninguna de la información presentada, lo que significa que el empleador podría perder la fecha límite de presentación si no vuelve a presentar antes de la fecha límite. fecha límite.14 El mensaje de error cuando el TIN y el nombre no coinciden es un “AIRTN500”. 15 A la confusión de este nuevo sistema se suma el hecho de que el mensaje de error AIRTN500 podría estar refiriéndose al empleado o uno de sus dependientes en determinadas situaciones. El mensaje de error no indica cuál. A los efectos de este artículo, nos centraremos en situaciones en las que el mensaje AIRTN500 se basa en el número TIN de un empleado.
Hay varias razones por las que un empleador recibiría un mensaje de error AIRTN500; matrimonio, divorcio, errores tipográficos o el empleado podría haber proporcionado un TIN falso. Un error administrativo común ocurre cuando el empleador no sabe cómo el sistema verificará los apellidos. El sistema AIR verifica el número TIN del empleado con las primeras cuatro letras de su apellido.16 Por ejemplo, si el nombre de un empleado es Jane Smith Jones, el sistema AIR hará coincidir “Jone” con el número TIN.17 Si el nombre del empleado está escrito con guión , Jane Smith-Jones, el sistema AIR hará coincidir “Smit” con el número TIN.18
Los errores comunes con respecto a los nombres en español ocurren durante el proceso de verificación cuando un empleado tiene un nombre similar a Elena de la Rosa. El sistema AIR hará coincidir “dela” con el TIN, lo que puede dar lugar a una multitud de errores.19 Además, en México un individuo llamado Juan Lozano Cruz usaría el apellido Lozano, mientras que en los Estados Unidos se asumiría su apellido ser Cruz. Si no hay un guión, el sistema AIR marcaría “Cruz” en lugar de “Loza” con el TIN.
Antes de decidir sobre un plan de acción, es mejor verificar sus registros para asegurarse de que el error no fue un error tipográfico o administrativo. Suponiendo que no hay errores administrativos o errores tipográficos, es importante resistir una reacción instintiva; es decir, exigir ver la tarjeta de Seguro Social del empleado o despedir al empleado. Exigir una tarjeta del Seguro Social puede ser tentador, pero ACA no es la única ley en juego aquí.20 La ley de inmigración, específicamente la Ley de Control y Reforma de la Información (IRCA), impone restricciones a la solicitud de documentos específicos a los empleados.21
Recibí el mensaje de error, y ahora qué?
Al recibir un mensaje de error que indica que el nombre y el TIN en el Formulario 1095-C no coinciden con la información archivada con la SSA, el empleador debe seguir los pasos para demostrar que actuó de manera razonable. actuaron de manera razonable cuando el empleador no tiene un TIN para el empleado, pero también se utilizan cuando el empleador recibe un mensaje de error por un TIN incorrecto. La guía no es especialmente útil y se deben hacer suposiciones cuando al empleador se le ha dado un TIN, simplemente no es el TIN correcto.
Suponiendo que el empleador ya tiene un TIN para el empleado, ha cumplido con el primer requisito de solicitud. El segundo requisito de solicitud debe realizarse en un plazo razonable después del primero.23 La tercera solicitud debe realizarse antes del 31 de diciembre del año siguiente a la solicitud inicial.24 Esto significa que cuando el empleador sea informado del TIN incorrecto, debería estar en la segunda solicitud y debe hacerlo dentro de un “tiempo razonable”. Como es necesario hacer correcciones, es mejor hacer esta solicitud dentro de un mes de haber sido notificado del TIN incorrecto.
La tercera solicitud se realizará el 31 de diciembre del año siguiente a la primera solicitud, se puede suponer que se interpretará como el 31 de diciembre del año siguiente a la notificación del TIN incorrecto. El método para solicitar el TIN correcto se puede realizar por correo, teléfono o en persona. Es importante documentar los pasos que se tomaron para rectificar el TIN incorrecto.
La responsabilidad del empleador es solicitar la información del empleado, no está obligado a exigir repetidamente la información ni está obligado a ver documentos que prueben el TIN del empleado.
Orientación de no coincidencia
El Departamento de Justicia (DOJ) ha emitido previamente una guía sobre cómo manejar una carta de no coincidencia. Aunque el mensaje de error AIRTN500 no es una letra real que no coincida, es algo similar. La carta de no coincidencia indica que el nombre y el SSN de un empleado no coinciden con los registros de la SSA y aconsejan darle al empleado un “período de tiempo razonable” para rectificar la situación con la SSA.26 El DOJ establece específicamente que el empleador no debe exigir al empleado que presente documentos de verificación I-9 específicos ni el empleador debe exigir que el empleado proporcione un informe escrito de verificación de la SSA.27
El Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) emitió previamente una guía sobre cómo manejar una carta de no coincidencia. Su guía agregó una carta de no coincidencia a la lista de situaciones que podrían crear un conocimiento constructivo que un empleador tiene sobre el estado migratorio de su empleado. Un empleador que recibió una carta de no coincidencia y no tomó las medidas razonables para resolver el asunto fue una de las situaciones agregadas a la lista.28
Un AIRTN500 es ligeramente diferente en el sentido de que informa al empleador que el nombre y el TIN no coinciden. Es más que probable que el TIN sea el SSN proporcionado por el empleado. La guía del IRS no indica expresamente que el empleado debe resolver el mensaje de error, aunque pueden aplicarse sanciones por datos incorrectos en los informes. En cambio, el IRS ha establecido un procedimiento que el empleador debe utilizar para solicitar al empleado la información, pero no da un marco de tiempo en el que el empleador debe tener la información correcta. Sin embargo, tenga en cuenta que hay plazos de presentación. Con base en lo que ICE ha emitido anteriormente, es importante tomar medidas razonables para resolver el TIN incorrecto, que se ha establecido como una solicitud de información del empleado.29
La guía emitida por el DOJ establece que “el mero recibo de una carta de no coincidencia u otro aviso de no coincidencia no constituye, por sí solo, ‘conocimiento constructivo’ por parte del empleador de que el empleado mencionado no está autorizado para trabajar. ”30 Eso significa que el mensaje de error AIRTN500 no se tratará, por sí solo, como“ conocimiento constructivo ”por parte del empleador. Esto es importante porque los empleadores tienen prohibido contratar personas que no estén legalmente autorizadas para trabajar en los EE. UU., 31 pero el estándar es tener conocimiento real o conocimiento constructivo del estado migratorio del empleado. Si bien la mera recepción de un error no significa que el empleador deba saber que el empleado es indocumentado, un aviso de error junto con I-9 laxos u otras infracciones de inmigración podrían poner al empleador sobre aviso de que el empleado es indocumentado.
No puedo obtener el TIN correcto, y ahora qué?
Lo que debe hacer el empleador cuando no puede obtener un TIN correcto no está del todo claro, pero como se indicó anteriormente, una reacción instintiva no es la respuesta correcta. Es importante recordar que el empleador no puede elegir qué documentos de verificación I-9 proporciona el empleado.32 Esto significa que es posible que el empleador nunca haya visto la tarjeta de Seguro Social del empleado. Exigir ver la tarjeta de Seguro Social de su empleado conlleva sus propios riesgos, entre los que se encuentra la discriminación.
La Oficina del Asesor Especial ha emitido una guía sobre cómo pedirle a un empleado su tarjeta de Seguro Social cuando es para un propósito que no sea la verificación I-9. Afirman que los empleadores deben mantener separadas todas las solicitudes de documentación I-9 y todas las solicitudes de documentación que no sean I-9 e informar al empleado el motivo de la solicitud.33 No afirman que el empleador no puede solicitar ver la tarjeta de Seguro Social del empleado por un El propósito de la I-9, pero establece, “se debe informar a los empleadores que los trabajadores que crean que la solicitud se realizó con fines de verificación de elegibilidad de empleo pueden alegar discriminación en violación de la disposición contra la discriminación”. 34 Esta guía no establece específicamente que usted no puede preguntar su empleado por su tarjeta de Seguro Social, pero el riesgo de hacerlo puede ser mayor que el beneficio.
Evitar el abuso de documentos I-9
El sistema AIR funciona esencialmente como una puerta trasera para E-Verify, que no es obligatorio en todos los estados y, de hecho, algunos estados tienen leyes que limitan específicamente el uso de E-Verify. Durante el proceso de verificación I-9, cuando se contrató al empleado, se le solicitó que proporcionara documentos para probar su identidad y elegibilidad para trabajar en los EE. UU. 35 Hay múltiples combinaciones de documentos que se pueden proporcionar y el empleador no puede exigir ciertos documentos sobre otros.36 Es ilegal discriminar a las personas en función de su ciudadanía o estado migratorio. El abuso de documentos es una de las formas de discriminación.37 El abuso de documentos comprende pedir más documentos de los necesarios, documentos diferentes a los que se presentaron, solicitar documentos específicos o rechazar documentos que razonablemente parezcan genuinos.38 Dado que existen sanciones asociadas con el cumplimiento de la ley ACA, un empleador podría querer solicitar una tarjeta de Seguro Social, pero por las razones anteriores no debería hacerlo.
Sanciones de presentación de ACA
Este año, el primer año, el IRS ha declarado que serán más indulgentes y que existe una mayor probabilidad de que no se apliquen las sanciones siempre que el empleador actúe de manera razonable. No se sabe si el IRS seguirá siendo indulgente o si el próximo año las multas se harán cumplir estrictamente. Si un empleador sabe que tiene empleados a los que no se les permite trabajar legalmente en los EE. UU., Hay algunas opciones que puede considerar, pero esas opciones dependen en gran medida de la empresa individual y se debe contactar a un abogado con experiencia.
En el segundo año y en los años siguientes, no está claro cuán estricta será la aplicación. El IRS deja en claro que un mensaje de error no es una evaluación de una multa ni es un “conocimiento constructivo” de que el empleado no está trabajando legalmente en los EE. UU. 39 No se sabe si enviar la misma información incorrecta para el mismo empleado más de un año equivaldrá a conocimiento constructivo.
Conclusión
La combinación de las leyes contra la discriminación y el cumplimiento de la ACA puede dejar a un empleador atrapado entre la espada y la pared. Los empleadores no pueden discriminar a sus empleados, pero también deben hacer correcciones a los Formularios 1095-C para reducir o rebajar las sanciones y evitar mencionar la posibilidad de un “conocimiento constructivo”. No existe una respuesta única para todos sobre lo que debe hacer el empleador cuando no va a recibir un TIN correcto; la solución varía según el tamaño, las necesidades y las demandas de cada empleador para encontrar el mejor plan para seguir adelante.
La falta de un plan de acción sólido puede dificultar las cosas para los empleadores, pero hay otros en la misma situación y habrá más información a medida que se desarrollen las cosas. La buena noticia es que el IRS está siendo indulgente este año, lo que les dará a los empleadores un año para consultar con un abogado experimentado para obtener orientación sobre cómo avanzar con el cumplimiento de la ACA.
Es importante ponerse en contacto con un abogado con experiencia para averiguar cuál es el mejor plan de acción para su situación específica.
1 El presidente Obama firma la reforma de salud en la ley, la Casa Blanca, https://www.whitehouse.gov/photos-and-video/video/president-obama-signs-health-reform-law (visitada por última vez el 12 de agosto de 2016).
2 Affordable Care Act Facts, Obamacare Facts, https://obamacarefacts.com/affordable-care-act-facts/ (last visited Aug 12, 2016).
3 26 U.S.C. § 4980H(a)–(c).
4 26 U.S.C. § 4980H(c)(2)(A).
5 Programa de devoluciones de información (AIR) de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio, Programa de Devoluciones de Información (AIR) de la Ley del Cuidado de Salud Asequible, https://www.irs.gov/for-tax-pros/software-developers/information-returns/affordable-care-act-information-return-air-program (last visited Aug 12, 2016).
6 Reporte de información de los grandes empleadores aplicables, https://www.irs.gov/affordable-care-act/employers/information-reporting-by-applicable-large-employers (last visited Aug 11, 2016).
7 Id.
8 Id.
9 Id.
10 Affordable Care Act Information Returns (AIR) Program, Affordable Care Act Information Returns (AIR) Program, https://www.irs.gov/for-tax-pros/software-developers/information-returns/affordable-care-act-information-return-air-program (last visited Aug 11, 2016).
11 “Reunión del grupo de trabajo sobre devoluciones de información (AIR) de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA) el 14 de junio de 2016 Temas generales del programa de devoluciones de información (AIR) de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio”. 2016. Presentación.
12 Id.
13 Id.
14 Id.
15 Id.
16 I.R.S Pub. 1586 (February 2016).
17 Id.
18 Id.
19 Id.
20 8 U.S.C. 1324b(g)(2)(B)(iv)(IV).
21 Id.
22 Affordable Care Act Information Returns (AIR) Program, Affordable Care Act Information Returns (AIR) Program, https://www.irs.gov/for-tax-pros/software-developers/information-returns/affordable-care-act-information-return-air-program (last visited Aug 12, 2016); 26 U.S.C.A. § 6724.
23 I.R.S Pub. 1586 (February 2016).
24 Id.
25 Id.
26 Página de orientación sobre no coincidencias de la SSA, Departamento de Justicia de EE. UU., https://www.justice.gov/crt/ssa-no-match-guidance-page (última visita el 11 de agosto de 2016) (La duración del término un “período de tiempo razonable” depende de la totalidad de las circunstancias o, en otras palabras, es una situación específica ya que el término no está definido por ningún estatuto o reglamento federal. Por ejemplo, se ha reconocido en el contexto de E-Verify que a veces puede llevar hasta 120 días resolver una discrepancia en la base de datos de la SSA).
27 Id.
28 Procedimientos de salvaguardia para empleadores que reciben una carta de no coincidencia: rescisión, 74 FR 51447-01
29 Affordable Care Act Information Returns (AIR) Program, Affordable Care Act Information Returns (AIR) Program, https://www.irs.gov/for-tax-pros/software-developers/information-returns/affordable-care-act-information-return-air-program (last visited Aug 12, 2016); 26 U.S.C.A. § 6724.
30 Preguntas frecuentes sobre el nombre / número de seguro social “No coinciden” disponibles at: https://www.justice.gov/sites/default/files/crt/legacy/2010/12/29/FAQs.pdf.
31 8 U.S.C.A. § 1324a.
32 8 U.S.C.A. § 1324b.
33 Preguntas frecuentes (FAQ), Departamento de Justicia de EE. UU., https://www.justice.gov/crt/frequently-asked-questions-faqs (last visited Aug 12, 2016).
34 Id.
35 8 U.S.C.A. § 1324a.
36 8 U.S.C.A. § 1324b.
37 Id.
38 Id.
39 “Reunión del grupo de trabajo sobre devoluciones de información (AIR) de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA) el 19 de julio de 2016 Temas generales del programa de devoluciones de información (AIR) de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio ”. 2016. Presentación.