Pregúntele a Jacob: los empleados no dictan lo que hay en sus archivos de personal
Q Uno de nuestros empleados sigue dándome documentos para que los coloque en su carpeta de personal, en su mayoría correos electrónicos positivos enviados por alguien para decirme que ha hecho un buen trabajo. Estamos obligados a agregar los correos electrónicos a su archivo?
A En resumen, no. Los archivos de personal son propiedad de la empresa. Además, aunque algunos estados exigen que los empleadores permitan a los empleados acceder a sus archivos personales, Texas no es uno de ellos.
Es una buena política mantener solo información objetiva en un archivo de personal, y un correo electrónico con opiniones sobre el desempeño de un empleado no lo es. Si debe investigar la conducta de un empleado, es una buena idea darle la oportunidad de responder a cualquier alegación de mala conducta, pero los documentos relacionados con las investigaciones del lugar de trabajo deben mantenerse separados de los archivos del personal.
Q Un vendedor estuvo involucrado en un accidente automovilístico cuando iba a cargar gasolina antes de salir a ver a los clientes. Se incluye esto en la indemnización laboral? En qué momento se la consideraría en el reloj?
A La Ley de Compensación para Trabajadores (WCA) establece que un empleado que se lesiona en el “curso y alcance del empleo” es elegible para los beneficios de compensación para trabajadores. El análisis es muy específico de los hechos, pero en su caso, ¡podría depender de la puerta a la que se dirigía el empleado en el momento en que se lesionó! Eso se debe a que los tribunales de Texas aplican la “regla de origen” al analizar la indemnización de las lesiones.
El empleado estaba saliendo de la oficina para cargar gasolina y luego reunirse con los clientes? Si es así, su viaje probablemente “se originó” en su lugar de trabajo y, por lo tanto, estaría dentro del alcance de su empleo. Si se iba de casa de camino a reunirse con los clientes, el análisis podría ser más complicado porque la WCA excluye las lesiones sufridas mientras un empleado se desplaza hacia o desde el trabajo. Los vendedores, enfermeras de atención domiciliaria y otros empleados que viajan mucho a menudo están exentos de la exclusión porque los viajes son parte integral de su empleo y no trabajan desde una oficina fija.
Entonces, los detalles específicos del trabajo de su empleado son relevantes. Pasa la mayor parte de su tiempo en la oficina y se reúne con clientes fuera del sitio solo ocasionalmente? O carece de una oficina fija, por lo general, se mueve de un sitio de cliente a otro? Cuanto más móvil sea, más probable es que su lesión califique para los beneficios de compensación para trabajadores.
Q Nuestra empresa planea mudarse a una ciudad diferente en el otoño. Estamos legalmente obligados a informar a nuestros empleados y dejarles decidir si quieren mudarse con nosotros? Con cuánta anticipación debemos informarles?
A Depende de la distancia de la mudanza y de si sus empleados irán con usted. La Ley federal de notificación de reajuste y reentrenamiento de trabajadores (Ley WARN) rige cómo se debe notificar a los empleados cuando se planea un despido masivo o el cierre de un lugar de trabajo. En algunos casos, un empleador que se reubica con 100 o más empleados puede estar obligado a dar aviso de 60 días a sus empleados si la mudanza resultará en despidos de 50 o más trabajadores. No importa si despide activamente a las personas o si los despidos simplemente son el resultado de empleados que eligen no seguirlo a su nueva ubicación.
Si cree que ese escenario puede aplicarse a la mudanza de su empresa, es mejor ponerse en contacto con un abogado laboral para obtener orientación porque los detalles del aviso de la Ley WARN pueden ser complicados. La mejor práctica sería siempre proporcionar la mayor cantidad de avisos posible y hacer que su anuncio sea un proceso interactivo. Es probable que los empleados tengan reacciones encontradas, pero el aviso previo y los detalles sobre la nueva ubicación ayudarán con cualquier problema que surja durante la transición.
Q Si un empleado es contratado para trabajar a tiempo parcial pero trabaja constantemente horas de tiempo completo, estamos obligados a cambiar su estado a tiempo completo, lo que cambiaría su elegibilidad para beneficios?
A Aunque la ley federal de salarios y horas requiere que se pague a los trabajadores no exentos por las horas extra que trabajen (las horas trabajadas en exceso de 40 en un período de siete días, con limitadas excepciones), las leyes federales y de Texas dejan en manos de los empleadores determinar qué “ significa estado de tiempo completo ”y“ tiempo parcial ”. Además, si ofrecer beneficios y a quién, generalmente son decisiones que quedan a su discreción como empleador. Sin embargo, existen algunas limitaciones legales.
Por ejemplo, la ley federal exige que si una empresa ofrece una pensión o un beneficio de jubilación, debe ofrecer el beneficio a cualquier empleado que trabaje 1.000 horas o más en un período de 12 meses. Y según la ley de Texas, si ofrece seguro médico a sus empleados, un “empleado elegible” es cualquier persona que normalmente trabaja al menos 30 horas a la semana.
Jacob M. Monty, socio gerente de Monty & Ramirez, LLP, ejerce en la intersección de la ley de inmigración y laboral. Puede ser contactado en jmonty@montyramirezlaw.com o 281-493-5529.